Het maken en versturen van facturen is belangrijk wanneer je betaald wilt worden door jouw klanten. Daarnaast helpt goed factuurbeheer jou om jouw financiën bij te houden en te beheren. Voorkom veelvoorkomende facturering problemen door ze vanaf het begin goed op te stellen met de juiste wettelijke informatie.
Online Hulpmiddelen voor Factuurbeheer
Je maakt gemakkelijk een factuur met online programma’s. Een gratis factuur maken met een online tool doe je zo:
- Kies het gratis programma dat je wilt gebruiken. Bekijk wat hierbij is inbegrepen.
- Vul in het programma de juiste informatie in. Denk hierbij aan jouw contactgegevens, KvK-nummer en btw-nummer. Hiermee maak je dan een sjabloon aan.
- Voeg jouw diensten toe. Geef jouw diensten een naam, omschrijving en prijs.
- Maak een nieuwe factuur aan. Voeg hiervoor de klantgegevens toe en kies het aangemaakte sjabloon. Vervolgens selecteer je jouw geleverde dienst, het aantal en de prijs. Als laatste stel je een uiterste betaaldatum in en geef je de factuur een nummer.
Facturen Maken met Excel: Een Stap-voor-Stap Handleiding
Je kunt ook een factuur maken met Excel. Gebruik hiervoor één van de gratis sjablonen binnen Excel. Zo hoef je niet zelf nog een lay-out te maken. Voeg vervolgens de benodigde informatie in, namelijk:
- Naam en adres van jouw onderneming
- Jouw KvK- en btw-nummer
- Naam en adresgegevens van jouw klant
- Factuurdatum en uiterste betaaldatum
- Factuurnummer
- De naam en omschrijving van de geleverde diensten of goederen
- De kostprijs van de geleverde goederen exclusief btw, het btw-bedrag en de prijs inclusief btw.
Tips voor Effectief Factuurbeheer
- Geef jouw facturen een logisch nummer, zodat je de factuur makkelijk aan de klant koppelt.
- Zorg dat je altijd aan de wettelijke eisen van een factuur voldoet. Dit wil zeggen dat je altijd vermeldt: jouw KvK- en btw-nummer, het btw-bedrag, de factuurdatum, het factuurnummer, de datum van levering, jouw naam en adres, de naam en adres van de klant, de geleverde diensten/producten, het aantal hiervan, het bedrag exclusief btw en het btw-tarief.
- Gebruik software voor automatische verwerking in jouw boekhouding. Dit scheelt tijd en zorgt voor een goed overzicht van jouw openstaande facturen.
Het Belang van Tijdige Betalingen
Op tijd betaald worden is voor jou als ondernemer belangrijk om zicht te houden op jouw cashflow. Zo schat je gemakkelijker in wat er elke maand aan inkomsten binnenkomt. Moedig je klant aan om direct bij ontvangst de factuur te betalen door er bijvoorbeeld een betaallink op te zetten. In veel programma’s kan je bijvoorbeeld een iDeal-link toevoegen. Stuur ook tijdig een herinnering van de openstaande betaling. Dit kan door een herinneringsfactuur te maken waarbij je de factuur nogmaals stuurt, maar aanpast door te vermelden dat het om een herinnering gaat.
Conclusie
Goed factuurbeheer is belangrijk als ondernemer om betaald te krijgen, juridische problemen te voorkomen en professioneel over te komen. Je maakt een factuur al gemakkelijk met een gratis programma of bestaande software als Excel. Houd daarnaast jouw facturen goed bij en stuur herinneringen waar nodig. Begin vandaag nog met het verbeteren van jouw facturatieproces!
