Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026
Een geldige factuur bevat elf verplichte gegevens: de naam en het adres van jou en je klant, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek doorlopend factuurnummer, een omschrijving van wat je leverde, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Ontbreekt er iets, dan kan je klant problemen krijgen met de aftrek van btw. Hieronder lees je wat er op een factuur moet staan, welke termijnen gelden en wat je doet als een klant niet betaalt.
Wat moet er op een factuur staan?
De Belastingdienst noemt deze verplichte factuurgegevens:
- je volledige naam en die van je klant (de juridische naam, of een handelsnaam die bij KVK is ingeschreven);
- je volledige adres en dat van je klant; alleen een postbus is niet genoeg;
- je btw-identificatienummer;
- je KVK-nummer, als je bent ingeschreven;
- de factuurdatum;
- een factuurnummer;
- de soort en hoeveelheid goederen, of de aard en omvang van de dienst;
- de datum van levering of van de vooruitbetaling;
- het bedrag exclusief btw, per tarief uitgesplitst, met waar van toepassing de eenheidsprijs;
- het btw-tarief;
- het btw-bedrag.
Factuurnummering
Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn, in een of meer reeksen, en elk nummer mag maar één keer voorkomen. Een reeks per jaar (2026-001, 2026-002) of per klantgroep mag dus. Klopt de nummering niet, dan moet je dat herstellen, want anders heeft je klant geen recht op btw-aftrek.
Vereenvoudigde factuur tot 100 euro
Is het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw, dan volstaan de factuurdatum, je naam en adres, de geleverde goederen of diensten en het btw-bedrag (of de gegevens om het te berekenen). Dit mag niet bij intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen.
Btw-tarieven en bijzondere vermeldingen
Het algemene btw-tarief is 21%. Voor een beperkte groep goederen en diensten geldt 9% en voor vooral leveringen aan het buitenland 0%. In een aantal situaties hoort er een extra tekst op de factuur:
- Btw verlegd: je rekent geen btw en zet de tekst “btw verlegd” en het btw-identificatienummer van je afnemer op de factuur.
- Intracommunautaire levering: bij goederen naar een ondernemer in een ander EU-land factureer je zonder btw. Je vermeldt beide btw-identificatienummers en een verwijzing naar de intracommunautaire levering.
- Diensten aan EU-ondernemers: ook hier staan beide btw-nummers en “btw verlegd” op de factuur.
- Vrijgesteld: voor vrijgestelde prestaties is een factuur niet verplicht. Stuur je er toch een, dan vermeld je dat een vrijstelling geldt, tenzij dat al uit de omschrijving blijkt.
- Kleineondernemersregeling (KOR): met een omzet tot € 20.000 per kalenderjaar kun je meedoen en mag je geen btw berekenen. Maak je een factuur, zet er dan geen btw-percentage of btw-bedrag op en vermeld dat je de KOR toepast.
Termijnen: factureren, betalen en bewaren
| Onderwerp | Termijn |
|---|---|
| Factuur versturen | Uiterlijk de 15e dag van de maand na de maand van levering |
| Betaaltermijn tussen bedrijven, niets afgesproken | 30 dagen |
| Betaaltermijn tussen bedrijven, afgesproken | Maximaal 60 dagen |
| Grootbedrijf betaalt mkb of zelfstandige | Maximaal 30 dagen |
| Overheid betaalt ondernemer | 30 dagen na ontvangst van de factuur |
| Consument | Geen wettelijke termijn; je spreekt zelf een redelijke termijn af |
| Facturen bewaren | 7 jaar; 10 jaar bij onroerende zaken |
Zet de termijn en de uiterste betaaldatum altijd op de factuur en in je offerte of algemene voorwaarden. Facturen bewaar je in de vorm waarin je ze verstuurde of ontving: een digitale factuur dus digitaal.
Als je klant te laat betaalt
Stuur enkele dagen na het verstrijken van de termijn een betalingsherinnering en daarna een aanmaning met een termijn van 14 dagen. Bij consumenten is die kosteloze aanmaning verplicht, bij bedrijven niet.
Daarna mag je rente en incassokosten rekenen. De wettelijke rente voor handelstransacties is 10,4% sinds 1 juli 2026; voor consumenten geldt de gewone wettelijke rente van 4% (sinds 1 januari 2026). De incassokosten zijn een percentage van het openstaande bedrag, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775.
Creditfactuur: een fout herstellen
Een verstuurde factuur pas je niet achteraf aan. Je corrigeert hem met een creditfactuur, die een eigen nummer in je reeks krijgt en verwijst naar de oorspronkelijke factuur.
E-facturatie: nu en vanaf 2030
Een pdf per e-mail is een digitale factuur, geen e-factuur. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat de boekhouding van je klant automatisch inleest. Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur verplicht. Versturen kan via je boekhoudsoftware, via het Peppol-netwerk of via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid.
Door de Europese ViDA-regels wordt e-facturering voor grensoverschrijdende leveringen tussen bedrijven in de EU per 1 juli 2030 verplicht. Het kabinet besloot in september 2026 dat dit ook voor binnenlandse facturen tussen bedrijven moet gaan gelden, met digitale rapportage aan de Belastingdienst vanaf 1 juli 2031. Dat is nog geen wet; KOR-deelnemers zijn in de huidige plannen uitgezonderd.
Voorbeeld: de opbouw van een factuur
- Kop: het woord “Factuur”, je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-identificatienummer.
- Klant: naam en adres, en bij verlegging of EU-levering het btw-nummer van de klant.
- Factuurnummer en factuurdatum.
- Leverdatum of periode van de werkzaamheden.
- Regels: omschrijving, aantal, prijs per eenheid en bedrag exclusief btw.
- Subtotaal per btw-tarief, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.
- Bijzondere vermelding, zoals “btw verlegd” of toepassing van de KOR.
- Betaaltermijn, uiterste betaaldatum, IBAN en betalingskenmerk.
De punten 1 tot en met 7 volgen uit de factuureisen. Punt 8 is niet fiscaal verplicht, maar helpt om op tijd betaald te worden.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies.
Veelgestelde vragen
Moet ik een particulier een factuur sturen?
Meestal niet. De factuurplicht geldt voor leveringen aan andere ondernemers en rechtspersonen; voor particulieren gelden slechts enkele uitzonderingen.
Mag ik een factuur per e-mail als pdf versturen?
Ja, als je afnemer daarmee akkoord gaat en je de herkomst, inhoud en leesbaarheid kunt waarborgen. Voor de Rijksoverheid is een pdf niet genoeg.
Hoe rond ik het btw-bedrag af?
Rekenkundig, op twee decimalen: onder de 5 naar beneden, vanaf 5 naar boven. Kies voor afronden per regel of op het totaal en pas dat consequent toe.
Wanneer verjaart een onbetaalde factuur?
Bij bedrijven 5 jaar na afloop van de betaaltermijn, bij consumenten na 2 jaar (diensten: 5 jaar). Met een herinnering vóór het einde van de termijn begint die opnieuw.
