Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026
Een boekhoudprogramma kiezen begint niet bij de mooiste app, maar bij drie harde eisen: de Belastingdienst moet je administratie kunnen controleren, je gegevens moeten zeven jaar beschikbaar blijven en je moet ze in een gangbaar formaat kunnen exporteren. Pas daarna kijk je welke functies bij jouw bedrijf passen, zoals een bankkoppeling, btw-aangifte, e-facturatie of voorraadbeheer. Deze keuzehulp noemt bewust geen merken.
Wat moet een boekhoudprogramma wettelijk kunnen?
De wet schrijft geen programma voor. Je mag zelf bepalen hoe je administreert, zolang de Belastingdienst het binnen een redelijke termijn kan controleren. Is je administratie onvolledig, dan mag de fiscus je omzet en winst schatten en moet jij bewijzen dat die schatting niet klopt. Toets software daarom op deze punten:
- Bewaarplicht. Basisgegevens zoals grootboek, debiteuren, crediteuren, in- en verkoop en voorraad bewaar je 7 jaar; gegevens over onroerende zaken 10 jaar.
- Digitaal aanleveren en auditfile. Wat je digitaal vastlegt, moet je ook digitaal kunnen aanleveren; alleen een uitdraai bewaren is niet genoeg. Bij een boekenonderzoek vraagt de Belastingdienst vaak om een auditfile, een gestandaardiseerde export.
- Factuureisen. Het programma moet facturen maken met alle verplichte factuurgegevens, waaronder een doorlopend en uniek factuurnummer, je btw-identificatienummer en je KVK-nummer.
- Btw- en ICP-aangifte. Aangifte doen vanuit je eigen software kan alleen als die geschikt is voor Standard Business Reporting (SBR). Lever je aan ondernemers in andere EU-landen, dan doe je ook een opgaaf ICP.
Selectiecriteria per type ondernemer
| Type ondernemer | Onmisbaar | Extra aandacht voor |
|---|---|---|
| Zzp’er of eenmanszaak | Facturen en offertes, bankkoppeling, bonnen scannen, btw-aangifte | Urenregistratie, eenvoud, toegang voor een boekhouder |
| Vof of maatschap | Meerdere gebruikers met eigen rechten, kapitaal- en privérekening per vennoot | Winstverdeling per vennoot, uren per vennoot |
| BV met personeel | Koppeling met salarisadministratie, balans en jaarafsluiting, rekening-courant met de dga | Rollen en autorisaties, kostenplaatsen, meerdere administraties |
| Webshop | Koppeling met webshop, betaalprovider en kassa, voorraad, verwerking van retouren | Btw bij verkoop aan EU-consumenten, grote aantallen boekingen |
Functies die tijd schelen
- Bankkoppeling: na jouw toestemming komen transacties automatisch binnen. Vraag of jouw bank wordt ondersteund en hoe vaak er wordt ververst.
- Bonnen scannen: een scan mag het papieren origineel vervangen als alle gegevens volledig en juist zijn overgenomen en controleerbaar blijven.
- Urenregistratie: nuttig als je aftrekposten wilt gebruiken waarvoor het urencriterium geldt.
- Samenwerken: een aparte login voor je boekhouder voorkomt heen en weer mailen van bestanden.
E-facturatie en Peppol: kies software die er klaar voor is
Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat het boekhoudsysteem van je klant automatisch inleest. Een pdf per mail is geen e-factuur. Peppol is het internationale netwerk waarover zulke facturen veilig van systeem naar systeem gaan. Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur nu al verplicht.
Door de Europese ViDA-regels wordt dit breder. Het kabinet heeft in september 2026 gekozen voor verplichte e-facturatie tussen bedrijven vanaf 1 juli 2030, ook voor binnenlandse transacties, met digitale rapportage vanaf 1 juli 2031. Het is nog geen wet: het wetsvoorstel moet nog naar de Tweede Kamer. Vraag een aanbieder daarom nu al of je e-facturen kunt versturen en ontvangen via Peppol, en of dat in je abonnement zit.
Kosten: zo lees je een prijsmodel
- Betaal je per gebruiker, per administratie of per aantal facturen of boekingen?
- Welke onderdelen zijn losse modules, zoals voorraad, uren, bonnen scannen of e-facturatie?
- Is de toegang voor je boekhouder en de helpdesk inbegrepen?
- Wat is de opzegtermijn, en geldt de actieprijs ook na het eerste jaar?
- Wat kost het om na opzegging je gegevens nog te kunnen inzien?
Veiligheid en AVG
In je boekhouding staan persoonsgegevens van klanten en eventueel personeel. Verwerkt een bedrijf die gegevens in jouw opdracht, dan moet je daarmee een verwerkersovereenkomst sluiten; jij blijft zelf verantwoordelijk. Vraag ook waar de data staan (binnen of buiten de EU), hoe vaak back-ups worden gemaakt en of je die zelf kunt downloaden. Kies software met tweestapsverificatie: de Autoriteit Persoonsgegevens verstaat daaronder minstens twee verschillende soorten inlogfactoren.
Overstappen en je data meenemen
De bewaarplicht loopt door als je abonnement stopt. Bij een overstap moeten je gegevens volledig en juist overkomen en controleerbaar blijven. Stap bij voorkeur over per 1 januari, exporteer vooraf de auditfile, het grootboek, alle facturen en de bijlagen, en bewaar die export buiten het oude programma. Controleer of de beginbalans in het nieuwe pakket aansluit op de eindbalans in het oude.
Zelf doen of een boekhouder?
Met weinig facturen en een eenvoudige btw-positie is zelf boekhouden goed te doen. Bij personeel, voorraad, buitenlandse omzet of een BV met jaarrekening is een boekhouder meestal verstandig, in elk geval voor controle en aangiften. Werk je al met een kantoor, vraag dan met welke software het overweg kan.
Checklist: boekhoudprogramma kiezen
- Kan ik een auditfile en al mijn facturen en bijlagen exporteren?
- Blijven mijn gegevens zeven jaar toegankelijk, ook na opzegging?
- Voldoen de facturen aan de factuureisen, met doorlopende nummering?
- Kan ik btw- en ICP-aangifte vanuit het programma indienen?
- Ondersteunt het mijn bank, webshop, kassa of salarispakket?
- Kan het e-facturen versturen en ontvangen via Peppol?
- Is er een verwerkersovereenkomst en tweestapsverificatie?
- Wat betaal ik over een jaar, met alle modules en gebruikers die ik nodig heb?
Veelgemaakte fouten
- Kiezen op de laagste instapprijs en later bijbetalen voor modules.
- Opzeggen zonder export, waardoor oude jaren niet meer te tonen zijn.
- Geen proefperiode gebruiken met echte facturen en bankmutaties.
- Je boekhouder pas achteraf vragen of die met het pakket kan werken.
- Eén gedeelde login gebruiken, zonder tweestapsverificatie.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies.
Lees ook
Veelgestelde vragen
Is een boekhoudprogramma verplicht?
Nee. Verplicht is een controleerbare administratie die je zeven jaar bewaart; hoe je die inricht, bepaal je zelf.
Wat is een auditfile?
Een gestandaardiseerde export van je financiële administratie waar de Belastingdienst bij een boekenonderzoek vaak om vraagt.
Is een pdf-factuur een e-factuur?
Nee. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat software automatisch verwerkt, meestal verstuurd via Peppol.
Wanneer wordt e-facturatie verplicht?
Volgens het kabinetsplan vanaf 1 juli 2030 voor facturen tussen bedrijven. Het wetsvoorstel is nog niet aangenomen.
