Omgaan met wanbetalers: stappenplan voor ondernemers

Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026

Betaalt een klant niet, wacht dan niet af. Herinner kort na de vervaldatum, stuur daarna een schriftelijke aanmaning met een laatste termijn van 14 dagen en reken pas daarna rente en incassokosten. Helpt dat niet, dan volgen een incassobureau of deurwaarder en zo nodig de rechter. Hieronder lees je per stap wat mag, wat het kost en welke termijnen je in de gaten moet houden.

Welke betaaltermijn geldt?

Heb je niets afgesproken, dan moet een zakelijke klant binnen 30 dagen betalen. Bedrijven mogen onderling een langere termijn afspreken, maar niet langer dan 60 dagen; een grootbedrijf moet een mkb-leverancier binnen 30 dagen betalen. Ook de overheid heeft 30 dagen. Voor consumenten bestaat geen wettelijke termijn: je bepaalt zelf een redelijke termijn en legt die vast in je contract of algemene voorwaarden.

Stappenplan bij een onbetaalde factuur

1. Bel de klant. Vaak is de factuur zoekgeraakt of is er een klacht. Noteer wat je afspreekt.
2. Stuur een betalingsherinnering. Doe dat enkele dagen na de vervaldatum en meld dat je wettelijke rente gaat rekenen.
3. Stuur een aanmaning. Verwijs naar de levering, de factuur en de herinnering, geef nog 14 dagen en kondig incassokosten en juridische stappen aan. Verstuur per post en per e-mail en bewaar kopieën.
4. Reken rente en incassokosten. Zie de bedragen hieronder.
5. Bied zo nodig een betalingsregeling aan. Leg die schriftelijk vast en spreek af dat de regeling vervalt als een termijn wordt gemist.
6. Schakel hulp in. Een incassobureau, deurwaarder of advocaat, en uiteindelijk de rechter.

Consumenten: de verplichte 14-dagenbrief

Is je klant een consument, dan is een kosteloze aanmaning verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. De klant krijgt daarin 14 dagen om alsnog zonder extra kosten te betalen; die termijn start de dag nadat de brief is ontvangen. Vermeld in de brief welke kosten daarna volgen: wettelijke rente, het exacte bedrag aan incassokosten en mogelijke proceskosten. Kun je zelf geen btw verrekenen, dan mag je de btw bij de incassokosten optellen. Bij zakelijke klanten is een aanmaning niet verplicht, maar wel verstandig.

Rente en incassokosten

Wettelijke rente in 2026

Vanaf de dag na de vervaldatum mag je rente rekenen. Voor consumenten geldt de wettelijke rente: 4% sinds 1 januari 2026. Voor bedrijven en overheden geldt de wettelijke handelsrente van 10,4% sinds 1 juli 2026. De handelsrente kan elk halfjaar wijzigen.

Buitengerechtelijke incassokosten

De incassokosten zijn een percentage van de hoofdsom, volgens een wettelijke staffel met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775.

Een voorbeeld: bij een factuur van € 4.000 reken je € 375 plus 10% van € 1.500, samen € 525. Bij consumenten is de staffel dwingend. Tussen bedrijven mag je in een contract of in je voorwaarden andere incassokosten afspreken; zonder afspraak geldt de staffel.

Incassobureau inschakelen

Een incassobureau stuurt aanmaningen, maar kan geen betaling afdwingen. Sinds de Wet kwaliteit incassodienstverlening moeten bureaus geregistreerd zijn bij Justis; sinds 1 oktober 2026 hoeft een schuldenaar aan een niet-geregistreerd bureau geen incassokosten en oplopende rente te betalen. Controleer dus vooraf het register incassodienstverlening. De hoofdsom blijft je klant altijd verschuldigd.

Naar de rechter

Voor vorderingen tot en met € 25.000 ga je naar de kantonrechter; een advocaat is daar niet verplicht. Een deurwaarder reikt de dagvaarding uit. Je betaalt griffierecht: bij de kantonrechter in 2026 € 139 tot € 1.504 voor rechtspersonen en € 93 tot € 753 voor natuurlijke personen, zoals eenmanszaken. Met het vonnis kan de deurwaarder beslag leggen op inkomen of spullen. Vrees je dat de klant vermogen wegsluist, dan kan een advocaat de rechter vooraf om conservatoir beslag vragen.

Klant in een ander EU-land

Voor onbetwiste vorderingen bestaat de Europese betalingsbevelprocedure, waarbij de klant 30 dagen krijgt om te reageren. Daarnaast is er de Europese procedure voor geringe vorderingen, voor bedragen tot € 5.000 in alle EU-landen behalve Denemarken.

Faillissement aanvragen als drukmiddel

Een faillissementsaanvraag loopt via een advocaat. Je klant moet schulden hebben bij minstens twee schuldeisers, waarvan er minimaal één direct opeisbaar is. Je hebt dus een tweede schuldeiser nodig. Gebruik dit als laatste middel: in een faillissement krijgen gewone schuldeisers vaak weinig terug.

Verjaring en oninbare btw

Een vordering verjaart: bij consumentenkoop na 2 jaar, bij zakelijke klanten en bij diensten na 5 jaar. Met een schriftelijke herinnering of aanmaning stuit je de verjaring en begint de termijn opnieuw.

Betaalde je al btw over een factuur die niet wordt voldaan, dan vraag je die terug zodra vaststaat dat de vordering oninbaar is. Dat is uiterlijk één jaar na de uiterste betaaldatum het geval. Je trekt omzet en btw af in de aangifte over dat tijdvak. Betaalt de klant later alsnog, dan geef je de btw opnieuw aan. Dit geldt alleen bij het factuurstelsel.

Wanbetaling voorkomen

• Leg afspraken vast. Zet betaaltermijn, rente, incassokosten en eigendomsvoorbehoud in je algemene voorwaarden en geef die vóór de koop aan de klant; anders gelden ze niet.
• Vraag een aanbetaling bij grote of nieuwe opdrachten.
• Check nieuwe zakelijke klanten op kredietwaardigheid en overweeg een kredietverzekering.
• Factureer direct na levering en bewaak vervaldata wekelijks.

Lees ook

• Factuur maken: eisen en termijnen
• Zakelijke financiering regelen
• Boekhouden voor beginners

Veelgestelde vragen

Mag ik direct incassokosten rekenen?

Bij consumenten niet: eerst moet de kosteloze 14-dagenbrief zijn verstuurd en de termijn verstreken. Bij bedrijven mag het zodra de betaaltermijn voorbij is.

Hoeveel incassokosten mag ik minimaal rekenen?

Altijd € 40, ook bij een kleine factuur. Bij zakelijke klanten kun je in je voorwaarden een ander bedrag afspreken.

Heb ik een advocaat nodig om naar de rechter te gaan?

Niet bij de kantonrechter, dus niet bij vorderingen tot en met € 25.000. Daarboven wel.

Wanneer is een factuur oninbaar voor de btw?

Zodra zeker is dat de klant niet betaalt, en in elk geval één jaar na de uiterste betaaldatum.

Dit artikel bevat algemene informatie en is geen persoonlijk juridisch advies.