Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026
Boekhouden voor beginners komt neer op vier dingen: alles vastleggen wat er zakelijk binnenkomt en uitgaat, de bewijsstukken bewaren, op tijd aangifte doen en geld apart zetten voor de belasting. Dat is geen vrije keuze. Elke ondernemer, van zzp’er tot BV, is wettelijk verplicht een administratie bij te houden en die 7 jaar te bewaren, en 10 jaar als het om onroerende zaken gaat. Hieronder lees je wat je moet bijhouden, welke deadlines en bedragen in 2026 gelden en hoe je het bijhoudt zonder er elke week mee bezig te zijn.
Wat hoort er bij je administratie?
Tot de basisgegevens horen je inkomsten en uitgaven (het grootboek), de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en, als je personeel hebt, de loonadministratie. In de praktijk gaat het om facturen, bonnetjes, bankafschriften, contracten, offertes, je urenregistratie en je zakelijke kilometers. Digitaal bewaren mag, zolang de bestanden bij een controle nog te openen zijn. De bewaarplicht loopt door als je met je bedrijf stopt.
Zakelijk en privé scheiden
Een aparte zakelijke rekening is niet verplicht, maar wel handig: elke af- en bijschrijving is dan een zakelijke boeking en je hoeft achteraf niets uit te zoeken. Betaal je toch iets zakelijks privé, leg dat dan dezelfde week vast met de bon erbij.
Debiteuren en crediteuren
Debiteuren zijn klanten die jou nog moeten betalen, crediteuren zijn leveranciers die jij nog moet betalen. Houd per factuur bij wat openstaat en wanneer de betaaltermijn afloopt. Zo zie je op tijd of je zelf aan je verplichtingen kunt voldoen en welke klant een herinnering nodig heeft. Een eenvoudige begroting van wat je de komende maanden verwacht te ontvangen en uit te geven voorkomt dat een btw-betaling je verrast.
Btw: tijdvakken, deadlines en de KOR
De meeste ondernemers doen per kwartaal btw-aangifte. Aangifte en betaling moeten allebei op de uiterste datum binnen zijn. Ook zonder omzet in een tijdvak doe je meestal aangifte (een nihilaangifte). Ben je te laat, dan kun je een naheffingsaanslag en een boete krijgen.
| Tijdvak | Uiterste datum aangifte en betaling |
|---|---|
| 1e kwartaal 2026 | 30 april 2026 |
| 2e kwartaal 2026 | 31 juli 2026 |
| 3e kwartaal 2026 | 31 oktober 2026 |
| 4e kwartaal 2026 | 31 januari 2027 |
| Maandaangifte | Laatste dag van de volgende maand |
| Jaaraangifte 2026 | 31 maart 2027 |
Bron: Belastingdienst, uiterste data btw-aangifte.
Blijft je omzet onder de € 20.000 per kalenderjaar, dan kun je kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR). Je rekent dan geen btw aan klanten en doet geen btw-aangifte, maar je kunt de btw op kosten en investeringen ook niet terugvragen.
Inkomstenbelasting, urencriterium en aftrekposten 2026
Met een eenmanszaak of als vennoot van een vof betaal je inkomstenbelasting over je winst. De aangifte doe je vanaf 1 maart en meestal vóór 1 mei van het jaar erna. Een BV betaalt vennootschapsbelasting; valt het boekjaar samen met het kalenderjaar, dan moet die aangifte vóór 1 juni van het volgende jaar binnen zijn.
Voor twee aftrekposten moet je voldoen aan het urencriterium: minimaal 1.225 uur per kalenderjaar werken aan je onderneming. Start je halverwege het jaar, dan wordt dat aantal niet naar rato verlaagd. Alle uren voor je bedrijf tellen mee, dus ook administratie, acquisitie, offertes en zakelijke reistijd. Noteer per dag de datum, het aantal uren en de werkzaamheden.
| Regeling 2026 | Bedrag of percentage | Urencriterium nodig? |
|---|---|---|
| Zelfstandigenaftrek | € 1.200 | Ja |
| Startersaftrek | € 2.123, bovenop de zelfstandigenaftrek | Ja |
| Mkb-winstvrijstelling | 12,7% van de winst na ondernemersaftrek | Nee |
Bronnen: zelfstandigenaftrek 2026 en mkb-winstvrijstelling.
De startersaftrek krijg je maximaal drie keer in je eerste vijf jaar als ondernemer. De zelfstandigenaftrek daalt in 2027 verder naar € 900. Deze regelingen gelden voor ondernemers voor de inkomstenbelasting, niet voor de BV zelf.
Kilometerregistratie
Rijd je zakelijk met je privéauto, dan mag je in 2026 € 0,25 per zakelijke kilometer van je winst aftrekken. Praktisch is per rit: datum, vertrek- en aankomstadres, aantal kilometers en het zakelijke doel.
Balans en winst-en-verliesrekening in gewone taal
De winst-en-verliesrekening is de film van je jaar: omzet min kosten is je winst of verlies. De balans is een foto van één dag: links wat je bedrijf bezit (geld, apparatuur, voorraad, openstaande facturen), rechts hoe dat is betaald (eigen vermogen en schulden). Samen met een toelichting vormen ze de jaarrekening. Een eenmanszaak maakt die voor de eigen administratie en de aangifte, maar levert haar niet in bij KVK.
Deponeringsplicht voor de BV
Een BV moet de jaarrekening elk jaar deponeren bij KVK. Het bestuur maakt de jaarrekening binnen vijf maanden na het boekjaar op, de aandeelhouders hebben daarna twee maanden om haar vast te stellen en binnen acht dagen na vaststelling moet zij bij KVK liggen. De uiterste grens is twaalf maanden na afloop van het boekjaar.
Hoeveel geld reserveer je voor de belasting?
Als vuistregel kun je met een eenmanszaak of vof 30 tot 35% van je winst apartzetten. Dat is een eigen, voorzichtige schatting op basis van de tarieven van 2026: 35,75% inkomstenbelasting in de eerste schijf en 4,85% bijdrage Zvw. Heffingskortingen maken het bedrag lager; ander inkomen, een hogere schijf of het missen van het urencriterium maken het hoger. Ontvang je btw, zet die dan volledig apart: dat geld is niet van jou.
Checklist: je boekhoudritme per maand, kwartaal en jaar
- Elke week of maand: facturen versturen, bonnen en inkoopfacturen opslaan, bankmutaties verwerken, openstaande facturen nalopen, uren en kilometers bijwerken, belastinggeld apartzetten.
- Elk kwartaal: administratie afsluiten, btw-aangifte indienen en betalen, winst tot nu toe bekijken en je reservering bijstellen.
- Elk jaar: urentotaal controleren, balans en winst-en-verliesrekening opmaken, aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting doen, als BV de jaarrekening deponeren, en het oudste jaar pas opruimen als de bewaartermijn voorbij is.
Zelf doen of uitbesteden?
Je mag je administratie zelf bijhouden of laten doen door een boekhouder of accountant. Zelf doen kost tijd maar weinig geld, en je kent je cijfers door en door. Dat past bij een eenvoudige onderneming met weinig boekingen. Uitbesteden kost geld en bespaart tijd, en ligt meer voor de hand bij een BV, personeel, voorraad of internationale klanten. In alle gevallen blijf jij verantwoordelijk voor wat er wordt ingediend.
Veelgemaakte beginnersfouten
- Bonnetjes en facturen opsparen tot het einde van het kwartaal.
- Zakelijke en privé-uitgaven door elkaar laten lopen.
- Ontvangen btw als omzet zien en uitgeven.
- Uren achteraf schatten in plaats van bijhouden.
- Niets reserveren en schrikken van de aanslag.
- Geen aangifte doen omdat er geen omzet was.
- Administratie weggooien binnen de bewaartermijn.
Dit artikel bevat algemene informatie en is geen persoonlijk fiscaal advies.
Lees ook
Veelgestelde vragen
Ben ik als zzp’er verplicht een boekhouding bij te houden?
Ja. De administratie- en bewaarplicht geldt voor elke ondernemer, ongeacht rechtsvorm of omzet. Ook met de KOR moet je je facturen en bonnen bewaren.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
Zeven jaar voor de basisgegevens en tien jaar voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand.
Is een urenregistratie verplicht?
Niet in een vaste vorm, maar wie zelfstandigenaftrek of startersaftrek claimt, moet de 1.225 uur kunnen aantonen. Zonder registratie lukt dat zelden.
Heb ik een boekhouder nodig?
Nee, dat is voor een kleine onderneming niet verplicht. Het is een afweging tussen tijd, kosten en hoe ingewikkeld je situatie is.
