Moet je een managementsamenvatting schrijven en heb je geen idee waar je moet beginnen? In dit artikel vind je alle tools om een goede managementsamenvatting te kunnen schrijven.
Wanneer jij een rapport moet schrijven, of je maakt een werkstuk, dan hoort daarbij een managementsamenvatting. Maar wat betekent managementsamenvatting eigenlijk? Dit betekent eigenlijk gewoon dat je een korte beschrijving van het geheel maakt. Het rapport of het verslag dat je hebt geschreven wil je dus uitleggen. De eisen zijn vooral dat het niet te lang is en dat de lezer toch precies weet wat er allemaal in je managementsamenvatting voorkomt.
Dit is een managementsamenvatting
Bij een samenvatting maak je dus een korte opsomming van de inhoud van je verslag. Dit kan zijn door in het kort de belangrijkste punten op een rij te zetten. Maar een samenvatting kan ook langer zijn doormiddel van een korte tekst geef je dan uitleg over het geheel.
Bij een managementsamenvatting zit het net even wat anders. Deze is namelijk specifiek geschreven voor het management. Dit betekent dat de lezers hun taken willen zien. In veel gevallen wordt een managementsamenvatting geschreven naar aanleiding van een overleg. Wanneer jij de notulen hebt gemaakt ga je deze uitwerken in een algeheel verslag en vervolgens maak je hier een samenvatting bij. Je moet dan letten op punten als beslissingen die genomen moeten worden en/of nieuwe adviezen die naar voren zijn gekomen. Wij zetten in de volgende alinea op een rij wat er in een managementsamenvatting moet staan.
Hoe ziet een managementsamenvatting eruit?
Wanneer jij een goede en heldere managementsamenvatting moet schrijven, dan zal je willen letten op de structuur en de inhoud. De kern bij een goede managementsamenvatting is het advies dat wordt gegeven. Maar het is belangrijk dat er ook beschreven staat waarom dat advies wordt gegeven en wat hiervan de consequenties zijn. Wij zetten voor je op een rij hoe de structuur van zo’n managementsamenvatting eruitziet.
Het probleem
Je begint bij notuleren van het probleem. Want wanneer er een advies gegeven moet worden ligt daar vaak een probleem aan ten grondslag. Daarbij kan het zijn dat een onderdeel binnen het bedrijf niet soepel loopt. Maar het kan ook zijn dat er een bepaald product te weinig wordt verkocht. Dit probleem beschrijf je beknopt, maar het moet wel duidelijk en overzichtelijk zijn.
De adviezen
Nu ontstaat het volgende onderdeel en dit is de kern van de oplossing. Namelijk alle adviezen die worden gegeven door partijen. Zo kan het zijn dat bepaalde collega’s hebben aangegeven dat er meer in marketing geïnvesteerd moet worden. Of misschien moet er wel bezuinigd worden op zzp’ers. Er zijn verschillende adviezen die gegeven kunnen worden, en al deze adviezen moeten helder en duidelijk op een rij gezet worden. Het kan niet zo zijn dat er maar enkele adviezen voorkomen in de managementsamenvatting wanneer er meer gegeven zijn.
De argumenten
Nu komen alle adviezen nogmaals aanbod. Alleen is het belangrijk dat jij op een beknopte manier alle argumenten voor bepaalde adviezen op een rij gaat zetten. Het moet in één klein overzicht duidelijk zijn welke argumenten jij hebt voor een bepaald advies. Aan de hand van deze argumenten kan uiteindelijk een keuze worden gemaakt door het management.
De consequenties
Al allerlaatste en misschien wel de leidende factor in de managementsamenvatting is de verwachte kosten en de baten. Wat zijn de consequenties van bepaalde keuzes die gemaakt worden. Een goede managementsamenvatting is daarin een leidend. Jij bepaalt uiteindelijk of het helder en overzichtelijk is en of het management een bepaalde keuze wel of niet gaat maken.
Hoe presenteer je een managementsamenvatting?
Nu weet je wat erin moet, maar hoe moet het eruit zien in de opmaak? Je moet er natuurlijk op letten dat het geen verslag wordt. Wij zetten een aantal tips voor je op een rij zodat jij op een perfecte manier je managementsamenvatting kan presenteren.
- Zorg voor een korter managementsamenvatting. Dit betekent zeker niet langer dan twee pagina’s.
- Maak een duidelijke en overzichtelijke structuur. De punten hierboven kan je het beste in dezelfde volgorde in de managementsamenvatting zetten.
- Nu ga je letten op aanduidingen. Moet je woorden verduidelijken bijvoorbeeld? Dit is vooral van toepassing wanneer je niet te maken hebt met een specialist maar met iemand die niet precies weet waar het over gaat. Maak het voor iedereen begrijpelijk.
- In een goede managementsamenvatting ga je niet verwijzen naar andere onderdelen in je samenvatting. Dit betekent dat je geen opschrijft als: ‘’bekijk hiervoor bladzijde 6A’’. Het is uit den boze dat je dit gebruikt. Je kan dan beter dit stuk nog in een beknopte versie herhalen.
- Een overzichtelijke samenvatting dien je te maken. Dit betekent heldere alinea’s en gebruik hiervoor ook tussenkopjes. Herhaal in groot lettertype bijvoorbeeld kernwoorden of zinnen in je managementsamenvatting.
Hoe begin je een managementsamenvatting?
Wil jij een goede managementsamenvatting schrijven. Dan begin je natuurlijk met het lezen van de volledige tekst. Maak hierbij aantekeningen zodat je later makkelijk onderdelen kan terugvinden en lezen. Je kan er ook voor kiezen om een markeerstift te gebruiken wanneer je het leest. Vervolgens begin je bij een managementsamenvatting met een korte intro waarin je in 4 tot 8 zinnen aangeeft wat er voorkomt in de samenvatting. Vervolgens is het tijd om je managementsamenvatting af te werken volgens bovenstaande punten. Hierbij begin je bij het probleem, vervolgens belicht je de adviezen en argumenten. Je sluit af met de consequenties van bepaalde besluiten. Wanneer je deze volgorde aanhoudt kan jij een perfecte managementsamenvatting maken.
Wie schrijft de managementsamenvatting?
Er zijn verschillende redenen om een managementsamenvatting te schrijven. Bij een bedrijf zal vaak degene die de notulen heeft gemaakt bij een bespreking of vergadering de managementsamenvatting maken. Het kan ook zijn dat er speciale partijen worden ingehuurd om dit te doen wanneer het gaat om een groot investeringsplan bijvoorbeeld.
Het kan zijn dat jij bijvoorbeeld een aanbesteding gaat doen of je inschrijft op een project. Ook dan moet jij een managementsamenvatting schrijven. Dit is wellicht het belangrijkste onderdeel van jouw ondernemersplan. Zit jij in je afstudeerfase, ook dan zal je waarschijnlijk een managementsamenvatting moeten schrijven. Vaak gebeurt dit over een scriptie die je moet afwerken.
