Kunnen zzp’ers de kosten van hun mobiele telefoon aftrekken? Dit is een veelgestelde vraag onder zzp’ers. Het gebruik van een zakelijke telefoon wordt beschouwd als een zakelijke kostenpost, of dat nu een sim only aanbieding is of een telefoon met abonnement. Dit betekent dat de kosten van zakelijke telefoongesprekken fiscaal aftrekbaar zijn. Toch zijn er enkele belangrijke voorwaarden die de Belastingdienst stelt.
Noodzaak van een mobiele telefoon voor zzp’ers
Tegenwoordig kunnen zzp’ers bijna niet zonder een mobiele telefoon. Het is niet alleen nodig voor communicatie met klanten en zakenpartners, maar ook om onderweg verschillende taken uit te voeren. Hiervoor kunnen ze een sim only samenstellen of een telefoon met abonnement afsluiten. Hoewel de Belastingdienst weet hoe belangrijk een mobiele telefoon voor zzp’ers is, zijn er wel voorwaarden verbonden waar je aan moet voldoen om deze kosten ook echt af te kunnen trekken.
Het noodzakelijkheidscriterium
De Belastingdienst wil dat een zzp’er voldoet aan het noodzakelijkheidscriterium om de kosten van een mobiele telefoon af te trekken. Dit betekent dat de mobiele telefoon een onmisbaar hulpmiddel moet zijn voor een ZZP’er om zijn werk optimaal uit te voeren. Zonder dit hulpmiddel zou de zzp’er zijn taken niet goed kunnen uitvoeren.
Zakelijke telefoon van de zaak
Een bedrijfstelefoon is een smartphone die een zzp’er zelf gebruikt of laat gebruiken door medewerkers. Als het gebruik van deze zakelijke telefoon echt nodig is voor het werk, dan zijn de kosten hiervan aftrekbaar voor belastingdoeleinden. De telefoon moet wel op naam van het bedrijf aangeschaft worden, zodat de kosten op de balans kunnen worden opgenomen en jaarlijks kunnen worden afgeschreven.
Aftrekbare kosten
Bij een zakelijke telefoon zijn niet alleen de abonnementskosten aftrekbaar, maar ook het dataverbruik en de gesprekskosten. Bovendien kun je de btw verrekenen bij de aangifte omzetbelasting. Als je een telefoon aanschaft met een abonnement, kun je een deel van de maandelijkse abonnementskosten aftrekken.
Privé-abonnement voor zakelijk gebruik
Als zzp’er heb je de optie om een privé-abonnement te gebruiken voor zakelijke doeleinden. Alleen de kosten die daadwerkelijk voor zakelijke doeleinden worden gemaakt, zijn aftrekbaar van de belasting. Je moet een helder onderscheid maken tussen privé- en zakelijk gebruik om eventuele problemen met de Belastingdienst te voorkomen.
Vaste telefoonlijn vanuit huis
Als je vanuit huis werkt en een vaste telefoonlijn gebruikt, zijn de abonnementskosten hiervan niet volledig aftrekbaar. De Belastingdienst ziet een vaste lijn vanuit huis namelijk als een deels privé voorziening. Alleen de gesprekskosten die duidelijk voor zakelijke doeleinden zijn, zijn aftrekbaar.
Het gebruik van een zakelijke rekening
Hoewel de Belastingdienst geen specifieke eisen stelt aan de rekening die wordt gebruikt voor telefoonkosten, kan het gebruik van een zakelijke rekening het beheer van de kosten wel gemakkelijker maken. Door zakelijke kosten via een aparte rekening te betalen, behoud je het overzicht en maak je je administratie transparanter.
