Als ondernemer moet je van alle markten thuis zijn, waaronder kennis hebben van een aantal zakelijke documenten. Hieronder vijf verschillende die niet mogen ontbreken.
De vaststellingsovereenkomst
We beginnen even met het document in deze lijst dat het meest onbekend is. Misschien dat je de vaststellingsovereenkomst echter wel kent onder de naam van beëindigingsovereenkomst of VSO. En mocht je jezelf afvragen “wat is een vaststellingsovereenkomst”, dan komt dit in het kort neer op een overeenkomst tussen jou als ondernemer en je werkgever, waarin afspraken staan omtrent het vroegtijdig beëindigen van een contract. Op deze manier kan (vanwege een aantal uiteenlopende redenen) een ontslag worden gerealiseerd zonder tussenkomst van een kantonrechter of het UWV.
Arbeidsovereenkomst
Het tweede document is een arbeidsovereenkomst, wat uiteraard een essentieel document is voor een bedrijf met personeel. Er zijn veel verschillende arbeidsovereenkomsten, ieder met eigen voorwaarden. Hieronder een overzicht van zes verschillende:
- Vast contract: dit is een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
- Tijdelijk contract: dit is een arbeidsovereenkomst voor een bepaalde tijd, bijvoorbeeld een jaarcontract
- Contract op uitzendbasis: dit is tevens een arbeidscontract voor een bepaalde tijd, maar dan via een uitzendbureau
- Detacheringscontract: in dit geval staat de werkgever op de loonlijst van een detacheringsbureau, waarbij veel afspraken in overleg zijn met dit bureau. Als werkgever hoef je in dit geval bijvoorbeeld geen loon te betalen als de werknemer ziek is
- Contract op oproepbasis: dit wordt ook wel een nulurencontract genoemd, waarbij de werknemers dus beschikbaar zijn op oproepbasis. Bij veelvuldig oproepen is het aanbieden van een vast contract vaak verplicht
- Projectmatig contract: een arbeidscontract op basis van een specifiek project. Waarna het dus niet afloopt na een bepaalde periode, maar na het afronden van een project
Het is verstandig om voldoende tijd te stoppen in het opstellen van een goed arbeidscontract, aangezien dit veel problemen kan voorkomen bij de eerder genoemde vroegtijdige ontbinding. Net zoals hulp bij ontslag en het opstellen van een vaststellingsovereenkomst, kun je ook deskundig advies inwinnen voor het creëren van een goed arbeidscontract.
Verwerkersovereenkomst
Het derde document is de verwerkersovereenkomst, wat betrekking heeft op de AVG. In de verwerkersovereenkomst staat namelijk hoe je als onderneming met de persoonlijke gegevens van klanten omgaat, oftewel hoe deze worden verwerkt. Denk aan de geheimhoudingsplicht, de manier waarop gegevens worden beveiligd, het doel voor de verwerking van gegevens, hoe data wordt verwijderd, enzovoorts.
Factuur
De factuur is een van de documenten in deze lijst die weinig uitleg behoeft, maar het is wel belangrijk om ook hier te weten welke verplichtingen er zijn. Denk aan het vermelden van specifieke gegevens en de manier waarop facturen moeten worden genummerd. Ook bij bekende documenten is het belangrijk om de regelgeving in de gaten te houden, in verband met eventuele veranderingen. Of door bijvoorbeeld gebruik te maken van factuursoftware, die dit automatisch in orde brengt.
Privacyverklaring
Tot slot de privacyverklaring, die verplicht is als je als bedrijf persoonsgegevens van klanten en/of bezoekers verwerkt. Ook hier heb je dus te maken met de AVG. Net zoals de eerder genoemde documenten is het belangrijk dat de inhoud voldoet aan de wetgeving, waarvoor je indien gewenst gebruik kunt maken van een voorbeeld document.
