Ben je vaak uren kwijt aan terugkerende taken? Stel je voor dat je die dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse klussen niet steeds opnieuw hoeft te doen. Hoeveel tijd zou je dan overhouden voor wat echt belangrijk is? Waarschijnlijk een hoop! Misschien is het tijd om het anders aan te pakken. Met procesautomatisering kan je structuur aanbrengen en tijd besparen, en dat is nog maar het begin van de voordelen. Maak het jezelf niet te moeilijk en lees even verder.
Wat is procesautomatisering?
Procesautomatisering draait om het inzetten van technologie om saaie, repetitieve taken en workflows automatisch af te handelen. Waarom zou je tijd en moeite verspillen aan handmatige invoer als je dat kunt vermijden? Door informatie te centraliseren en knelpunten weg te nemen, verlaag je de kans op fouten en versnelt alles. Neem bijvoorbeeld een volledig geautomatiseerde wasstraat: klanten rijden in en hun auto wordt gewassen zonder dat er medewerkers aan te pas komen. Maar ook het gebruik van magnetische technologie is in opkomst. Hoe zou jouw organisatie profiteren van zo’n efficiënte aanpak?
Verschil tussen procesautomatisering en robotic process automation (RPA)
Procesautomatisering en RPA worden vaak als synoniemen gebruikt, maar ze zijn echt niet hetzelfde. Procesautomatisering dekt een breed scala aan taken en integraties, terwijl RPA zich specifiek richt op het nabootsen van menselijk gedrag bij taken aan de voorkant. Heb je ooit nagedacht over hoeveel IT-kennis nodig is voor procesautomatisering? Dat is meestal een stuk meer dan voor RPA, dat vooral draait om eenvoudige taken zoals gegevensinvoer en e-mailverwerking. Dit verschil kan doorslaggevend zijn voor jouw organisatie als je de juiste automatiseringsstrategie wilt kiezen.
Wanneer is procesautomatisering nuttig?
Binnen een organisatie zijn er tal van processen die kunnen profiteren van automatisering. Denk aan facturering, het verwerken van verkooporders, gegevensinvoer en het beheren van de salarisadministratie. Stel je voor dat een dienstverlenend bedrijf worstelt met knelpunten in hun workflow. Door technologie in te zetten voor elektronische gegevensinvoer en -beheer, kunnen ze niet alleen fouten verminderen, maar ook de snelheid van hun processen flink verhogen.
Hoe implementeer je procesautomatisering?
Het implementeren van procesautomatisering kan best uitdagend zijn, maar het hoeft niet moeilijk te zijn als je een paar stappen volgt. Breng eerst alle repetitieve en tijdgevoelige taken die je wilt automatiseren in kaart. Wat zijn de specifieke doelen van jouw organisatie? Heb deze helder en kies de juiste tools om je te helpen. Weet ook dat je verandermanagement moet toepassen: investeer in goede training voor je medewerkers zodat ze met de nieuwe systemen aan de slag kunnen. En houd de prestaties van de nieuwe processen goed in de gaten en pas ze aan waar nodig.
Voordelen en uitdagingen van procesautomatisering
Procesautomatisering kan echt een gamechanger zijn met voordelen zoals kostenbesparingen, hogere productiviteit en betere compliance. Door repetitieve taken uit handen te nemen, kunnen medewerkers zich richten op meer waardevolle werkzaamheden, wat hun werktevredenheid verhoogt. Maar er zijn ook uitdagingen die je niet over het hoofd moet zien. Medewerkers kunnen weerstand bieden, processen kunnen complex zijn, en fouten tijdens de implementatie kunnen je op kosten jagen. Het is belangrijk om deze obstakels te erkennen en proactief strategieën te ontwikkelen om ze te overwinnen.
