Ondersteunende functies in bedrijven hebben verschillende titels zoals executive assistant (EA) of office manager (OM). Dit is handig om het onderscheid te maken maar kan ook tot verwarring leiden. Want wie doet nu eigenlijk wat? Soms worden de titels door elkaar gebruikt, terwijl de aard van de werkzaamheden verschillend is. De grootste verschillen tussen een EA en een OM op een rij.
De verschillen tussen een executive assistant en een office manager
Een executive assistant speelt een sleutelrol binnen de organisatie en is de rechterhand van één of meer directeuren, partners en/of managers. In tegenstelling tot een personal assistant (PA) kun je als EA voor meerdere personen werken. Vaak hebben de werkzaamheden van een EA een volledig zakelijke invulling maar soms kan er ook organisatie van privéaangelegenheden aan de orde komen.
Een office manager is de spin in het web. Als OM zorg je ervoor dat alles lekker loopt binnen de organisatie. Je creëert voor je collega’s een optimaal georganiseerde werkomgeving waarin zij prettig kunnen werken. Daarnaast ondersteunt de OM vaak het managementteam. Als OM werk je voor het grootste deel fysiek op kantoor.
Enkele verschillen tussen een executive assistant en een office manager verder belicht.
Taken en verantwoordelijkheden
De inhoud van het takenpakket van een executive assistant kan per organisatie verschillen maar over het algemeen moet je in ieder geval denken aan agendabeheer, het regelen van (internationale) reizen, het voorbereiden van presentaties en projectmanagement. Als EA ben je als het ware een poortwachter die executives helpt om prioriteiten te stellen en af en toe op een vriendelijke manier ook nee voor ze kan verkopen.
Als office manager ben je een onmisbare schakel binnen de organisatie en werk je met alle afdelingen samen, zowel intern als extern. Het is dan ook belangrijk voor een OM een echte hands-on mentaliteit te hebben. In tegenstelling tot een EA werk je als OM niet voor één of meerdere personen maar voor het bedrijf. Je bent hét aanspreekpunt en zorgt ervoor dat het reilen en zeilen binnen de organisatie vlekkeloos verloopt.
Belangrijke vaardigheden
Als executive assistant moet je niet alleen je eigen werkzaamheden optimaal organiseren maar ook die van anderen. Organisatorisch moet je simpelweg ijzersterk zijn. Je focust je altijd op het totaalbeeld maar verliest daarbij nooit de belangrijke details uit het oog. Daarvoor is het belangrijk dat je pro-actief bent en gestructureerd kan werken. Omdat je vaak ad hoc iets moet organiseren, is het nodig dat je flexibel en stressbestendig bent.
Een goede office manager is allereerst een steengoede organisator die altijd in oplossingen denkt. Je hebt vrijwel altijd te maken met verschillende verantwoordelijkheden die meestal ook nog door elkaar lopen. Je moet daarom goed prioriteiten kunnen stellen en als vanzelf kunnen schakelen tussen verschillende taken. Als persoon ben je daarnaast een vriendelijke en inspirerende leider die collega’s op de juiste manier weet aan te spreken en taken goed weet te delegeren.
Kortom
Is de uitdrukking vooruitkijken is regeren je op het lijf geschreven? Ben jij graag de rots in de branding voor een directeur, partner of misschien wel een heel managementteam? Verdiep je dan eens in de vacatures voor executive assistant.
Vind jij het leuk om ervoor te zorgen dat je collega’s op kantoor zich optimaal op hun werk kunnen richten? Voel jij je als een vis in het water als jij die onmisbare schakel bent binnen de organisatie? Dan is een functie als office manager echt iets voor jou.
