Werkinstructies zijn onmisbaar voor mensen op de werkvloer in allerlei sectoren. Op die manieren kunnen werknemers klussen nauwkeurig en op dezelfde manier doen, waardoor er minder fouten zullen ontstaan en iedereen veiliger kan werken. Als ze duidelijk zijn, kunnen werkinstructies zelfs alles sneller laten lopen omdat iedereen precies weet wat ze stap voor stap moeten doen. Maarhet probleem is dat veel bedrijven werkinstructies hebben die moeilijk te begrijpen zijn, vol met onnodige info zitten en iedereen alleen maar gefrustreerd raken. Dit kan leiden tot meer fouten, minder productiviteit en meer irritatie. Hoe kunnen bedrijven dan goede werkinstructies maken die echt helpen om het werk beter en sneller te doen?
Duidelijke en beknopte taal
Het allerbelangrijkste voor goede werkinstructies is simpel en duidelijk taalgebruik. Laat ingewikkeld vakjargon en moeilijke zinnen achterwege, zodat de boodschap helder overkomt. Zorg ervoor dat de instructies makkelijk te volgen zijn, zodat niemand in de war raakt.
Stapsgewijze instructies
Maak je werkinstructie stap voor stap, zodat iedereen precies weet wat ze moeten doen. Leg eerst uit waarom de instructie belangrijk is en beschrijf dan de stappen om daar te komen. Gebruik nummers of bullet points om het overzichtelijk te maken en duidelijk de volgorde van de stappen aan te geven.
Visuele hulpmiddelen
Naast tekst kunnen plaatjes, schema's en filmpjes echt een verschil maken, vooral bij ingewikkelde zaken. Een goed beeld zegt soms meer dan een heleboel woorden en kan ervoor zorgen dat iedereen de instructies beter snapt, waardoor verwarring afneemt. Let er wel op dat deze visuele hulpmiddelen duidelijk zijn en van goede kwaliteit, zodat iedereen ze makkelijk kan volgen. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld digitale checklisten.
Test en feedback
Voordat je de werkinstructie definitief vastlegt, moet je hem eerst even testen. Laat een groepje mensen die de instructie zou kunnen gebruiken hem uitproberen en vraag wat ze ervan vinden. Is het duidelijk? Staat alles erin wat ze moeten weten? Kunnen ze er echt iets mee? Gebruik hun reacties om dingen aan te passen en te verbeteren, zodat de instructie voor iedereen werkt voordat je hem officieel maakt.
Regelmatige updates
Het is ook nodig om je werkinstructies geregeld bij te werken, zodat ze kloppen en relevant blijven. Dingen veranderen nou eenmaal, of dat nou door nieuwe technologieën, regels of wat de zaak nodig heeft, komt. Zorg dus dat je de instructies actueel houdt. Maak er een gewoonte van om ze af en toe na te kijken en te vernieuwen, en vraag ook de mensen die ze gebruiken wat zij denken dat beter kan. Zo blijven je instructies altijd top.
