Als ondernemer is het belangrijk om het debiteurenbeheer goed op orde te hebben. Hierdoor voorkom je namelijk dat facturen niet betaald worden, want er zijn veel ondernemers die jaarlijks miljoenen euro’s kwijt zijn geraakt. De ideale oplossing om nooit in deze vervelende situatie te komen is het debiteurenbeheer automatiseren, zodat je het overzicht goed kunt behouden. Er zijn vele bedrijven die deze service aanbieden, maar we behandelen eerst alle voordelen die je tegenkomt wanneer je kiest voor geautomatiseerd debiteurenbeheer!
Krijg inzicht in het betaalgedrag van klanten
Het fijne aan een geautomatiseerd debiteurensysteem is dat je direct inzicht verkrijgt in het betaalbedrag van klanten. Je kunt bijvoorbeeld checken welke klanten het hoogst openstaande saldo hebben en welke mensen vaak te laat betalen. Veel debiteuren systemen bieden gedetailleerde rapportages, zodat jij altijd op de hoogte blijft. Hierdoor ben je ervan verzekerd dat je geen factuur mist.
Bespaar tijd en energie
Je tijd besteden aan het versturen van herinneringen en aanmaningen is met een geautomatiseerd debiteurensysteem verleden tijd! Het systeem zorgt ervoor dat herinneringen en aanmaningen automatisch worden verstuurd. Hiermee bespaar je dus tijd en energie die je beter kunt steken in het ondernemen.
Versterk je klantrelatie
Doordat je tijd bespaart kun je meer energie investeren in de relatie tussen jou en je klanten. Diverse sectoren hebben te maken met een complex facturatieproces. Hierdoor is de kans op menselijke fouten aanzienlijk groter. Als gevolg hiervan hebben zowel jij als de desbetreffende klant te maken met disputen. Deze maken een traject meestal langer, waardoor er nog meer extra handelingen en contactmomenten plaatsvinden. Dit kan er uiteraard voor zorgen dat er frustratie en spanningen oplopen tussen jou en de klant. Hierdoor kan de relatie beschadigd raken of zelfs ten einde komen. Dit is natuurlijk niet de bedoeling. Door het versturen van automatische facturen is er een grotere kans dat misverstanden worden voorkomen.
Handel gericht
Veel debiteurenbeheersystemen bieden de mogelijkheid om klantsegmentatie toe te passen. Dit houdt in dat klanten ingedeeld worden in bepaalde groepen. Op deze manier kun je per klantgroep een op maat gemaakte service bieden. Hierbij kun je denken aan de wijze waarop je contact kunt opnemen (telefonisch, sms of e-mail) en je kunt rekening houden met de tone of voice die je per klantgroep wil hanteren. Met een geautomatiseerd debiteurensysteem spreek jij zeker de taal van jouw klant.
Verminder kosten
Ten slotte is het verminderen van kosten het laatste voordeel dat wordt behandeld in dit artikel. Kosten besparen is natuurlijk interessant voor elke organisatie. Het order to cash proces kan erg kostbaar voor een onderneming zijn, doordat er veel handelingen verricht moeten worden en er veel tijd besteed wordt aan elke stap binnen het O2C-proces. Een voorbeeld is het correct opstellen van een factuur. Doordat dit erg tijdrovend is worden de personeelskosten erg hoog. Daarom is het voor elk bedrijf onmisbaar om order to cash automation te hebben.
