De groei van een bedrijf gaat met veel uitdagingen gepaard. Kijk maar eens naar de uitdagingen als je veel personeel aan moet nemen. Of als meerdere grote afdelingen met elkaar samenwerken. In deze situaties is de kans groot dat processen niet (meer) feilloos lopen.
Gelukkig zijn er meerdere mogelijkheden om interne bedrijfsprocessen te optimaliseren.
Mogelijkheid 1: een Document Management Systeem
In elk bedrijf worden talloze documenten verwerkt. Ga maar eens na met hoeveel Word-, Excel- of PDF documenten je in de weer bent. Om al deze documenten op de juiste manier te verwerken, is een DMS systeem een aanrader.
Een DMS systeem is een systeem voor het beheren van meerdere documenten. Alle afdelingen vinden in dit systeem bepaalde documenten terug. Hiermee wordt efficiënter gewerkt en is de kans op fouten een stuk kleiner. Iedereen weet waar de juiste documenten te vinden zijn. Ook kun je door middel van een goed DMS systeem de organisatie draaiende houden, en dat is fijn als een drukbezette ondernemer.
Mogelijkheid 2: AI
Ook met AI, kunstmatige intelligentie, kun je interne bedrijfsprocessen optimaliseren. Zijn er nu bijvoorbeeld nog bedrijfsprocessen waar veel fouten in gemaakt worden? Dan is het wellicht mogelijk om deze bedrijfsprocessen (deels) te automatiseren.
Dit is met name bij repetitieve taken ideaal. Op zich kan een mens deze taken uitvoeren, maar de kans op fouten is hierbij altijd aanwezig. Dit komt uiteraard de interne bedrijfsprocessen niet ten goede. Door AI in te zetten, optimaliseer je deze processen en voorkom je dus fouten.
Mogelijkheid 3: training & ontwikkeling
Daar waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Dat is een van de weinige zekerheden in het bedrijfsleven. Om de kans op fouten te verkleinen, zou je serieus met training en ontwikkeling aan de slag moeten gaan.
Laat je personeel bepaalde trainingen verplicht volgen. Of laat je personeel cursussen volgen of vak-evenementen bijwonen. Om bedrijfsprocessen te optimaliseren, is veel kennis nodig. Besteed daarom veel tijd en aandacht aan de training en ontwikkeling van je personeel.
Mogelijkheid 4: versimpel bedrijfsprocessen
Het is een verstandig idee om interne bedrijfsprocessen te versimpelen. Des te simpeler de processen zijn, des te kleiner de kans op fouten is. Daarbovenop komt dat veel bedrijfsprocessen onnodig complex zijn. Kijk daarom eens kritisch naar de interne bedrijfsprocessen en mogelijke verbeteringen.
Het advies is om zo veel mogelijk stappen weg te nemen uit een proces. Hiermee verklein je de kans op fouten en optimaliseer je de interne samenwerking.
Mogelijkheid 5: gebruik zoveel mogelijk software
Eerder heb je al gelezen dat een DMS systeem de interne bedrijfsprocessen optimaliseert. Dit geldt echter ook voor andere softwaresystemen.
Welk softwaresysteem geschikt is, hangt vooral van het soort bedrijf af. Een bouwbedrijf heeft veel aan bouwsoftware, terwijl een retailer baat heeft bij andere softwaresystemen. Doe daarom voor je bedrijf goed onderzoek naar de verschillende softwaresystemen. Durf hier ook in te investeren. De juiste softwaresystemen gaan je bedrijf aanzienlijk helpen.
Bonustip: train je personeel goed voor de nieuwe softwaresystemen. Laat mogelijkheid 3 en 5 uit dit artikel perfect samensmelten.
