Wanneer een onderneming groeit kom je er niet onderuit dat er personeel aangenomen moet worden. Hoewel het heel prettig is om mensen onder je te hebben, levert personeel ook een hoop extra taken op. Ben jij ontzettend veel tijd kwijt aan personeelsadministratie? In dit artikel helpen we je op weg!
Wat moet er allemaal gebeuren?
Allereerst: je neemt personeel aan, wat voor administratieve en andere praktische taken neemt dat eigenlijk allemaal met zich mee? Allereerst heb je natuurlijk te maken met loon, het indexeren van de loon, loonheffingen en belastingen en het sturen van loonbrieven. Daarnaast komen randzaken kijken als het maken van roosters, maaltijdvergoedingen en alles in de boekhouding verwerken. Het maken van checklisten kan al een hoop tijd schelen. Nu al paniek? Misschien kan een personeelsadministratiesysteem van dienst zijn!
Wat kost het meeste tijd?
Welk van deze taken kost jou het meeste tijd en maakt dus dat het zo’n slopende en langdurige klus wordt? Meestal gaat het hierbij vooral om de input in de boekhouding en het versturen van loonbrieven. Wanneer helder is voor jezelf welke taak onnodig veel tijd kost, kun je gericht gaan zoeken naar manieren om dit proces te optimaliseren, automatiseren of te digitaliseren.
Automatiseren en optimaliseren
Als je begonnen bent als eenmanszaak, kun je een paar mensen personeel nog wel aan, maar op termijn zul je op zoek moeten gaan naar payrollsysteem of personeelsadministratiesysteem, zodat de digitale wereld wat taken uit handen kan nemen. Kleine dingen die je kunt doen om het proces te optimaliseren is zoveel mogelijk gebruik maken van Excel ipv manuele berekeningen, een standaard boekje voor nieuwe werknemers zodat inwerken minder tijd kost (of een FAQ pagina) en systemen voor loonverwerking, verlofaanvragen of het koppelen van een prikklok aan de verwerking van loonpakketten.
Juridische zaken
Tot slot: er zitten een hoop juridische rechten en plichten aan het aannemen van personeel, dus je moet er zeker van zijn dat je daar geen fouten in maakt. Vergeet bijvoorbeeld nooit om Dimona-aangifte te doen van een werkgever voordat deze in dienst treedt. Verder is het belangrijk te zorgen dat de arbeidsovereenkomst up to date is en neem daarin de factoren overeenkomst, arbeid, loon en gezag in mee. Het kan een idee zijn om met een adviseur in gesprek te gaan over rechten en plichten, want als je hierin niet opgeleid bent, is het logisch dat je door de bomen het bos niet meer ziet.
